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甘肃政法学院全宗介绍

一、学校档案工作概况

甘肃政法学院的前身为甘肃省政法干部学校,1984年升格为甘肃政法学院,校址几经变迁最早在安宁12号街坊,后又历经靖远北湾、庙滩子、段家滩、现定址为安宁西路6号。

甘肃政法学院1979年以前的档案已移交给甘肃省档案馆。1987年成立综合档案室。1991年明确了档案室的科级建制,学校档案开始实行集中统一管理,1993年晋升为甘肃省档案管理省一级单位;综合档案室隶属学校办公室,多年来,我校档案工作在学校党政领导的重视支持下,档案工作已纳入学校建设和发展议事日程,200011月成立了学校档案工作领导小组200810月又对领导小组成员进行了调整。配备专职档案人员3人,由副校长分管,校办主任直接领导,建立了一整套档案管理制度。20125月综合档案室从学校办公室分离,并在此基础上设立学校档案馆,为正处级教辅单位,档案人员增加为5人。201212月学校决定将档案馆人员定编为7人,并将原学校档案工作领导小组更名为学校档案工作委员会。目前,全校有兼职档案人员53人,部门分管档案工作领导53人。现已建成了以档案馆为中心的全校档案工作管理网络,明确了各自的岗位职责。专兼职档案员分工负责、各司其职、责任到人。

从成立档案室之初就没有固定的办公场所和库房,历经多次搬迁,从最初的用房仅64㎡发展到2008180㎡,均为办公、库房、操作间共用。2009年,为了迎接评估,在校领导的大力支持下,档案室用房调整为262㎡,其中库房182㎡,存放档案沿用五节铁皮柜,购置一台防磁柜。2010年,档案室整体搬迁至现址,档案用房面积为240㎡(其中办公、阅览60㎡,库房、操作间180㎡),淘汰全部五节铁皮柜,配备了19114组密集架,并购置了复印机、缝纫机等。2011年,购置了档案软件(南大之星)、服务器、吸尘器、碎纸机等。20127月,增加60㎡,使档案用房面积达400㎡(其中办公50㎡,阅档、操作、厕所190㎡,库房160㎡),基本做到了办公、操作与库房分离;11月更换并安装了库房及操作间的红外线监控系统。20136月,购置了柯达i1405扫描仪一台,再购置防磁柜一台。20159月购置双开门保险柜一台。

档案室成立之初,主要以文书、教学档案为主;1990年后,先后逐步将财会、基建档案收归档案室;1997年国家教委对学校本科教学进行合格评估时,对文书、教学档案进行了突击整理;2006年国家教育部对学校本科教学进行水平评估时,对文书、教学档案进行了突击整理;2009年省上对档案工作进行评估时,对实物、设备、科研等门类的部分档案进行了突击整理。目前档案业务涵盖党群、行政、教学、科研、出版、财会、基建、设备、声像、实物十大类。

有学校、原国防学校两个全宗,集中管理十大门类档案,馆藏档案3余卷(件),建立了各类档案的案卷目录和部分档案全引目录。编研资料主要有学校《组织机构沿革及干部任免情况汇编》、《大事记》、《规章制度汇编》、《全宗介绍》等。馆藏档案年查、借阅400多人(次)、700多卷(件)。同时,自2001年起负责学校《甘肃政法学院年报》编撰,每年1本,约8万字,将上年度学校工作安排、制度建设、机构变化、人事任免、有关数据等情况汇集印刷,

档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用学校档案的科学文化事业机构。为学校和社会有效服务的现代化档案信息中心,继续坚持以收集为基础,利用为目的,服务为根本的宗旨,不断地丰富馆藏,拓展服务功能,努力为学校与社会服务。

二、档案成分

1、党群、行政类档案

党群、行政类档案是学校档案全宗的核心部分,凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料均属党群、行政类档案,它反映了学校党政部门职能活动的全过程,对学校和社会当前与长远具有重要的参考作用。党群类包括党务综合、纪检监察、组织、宣传教育、统战、工会、共青团七项。行政类包括行政综合、人事(部分)、审计、武装保卫、总务、国有资产管理、图书文博、网络信息、离退休九项。

本校党群、行政档案1956-1979年的档案已移交甘肃省档案馆保管,现藏党群、行政类档案上限为1980年,截至2016年,馆藏党群、行政类档1272卷、18000件,共计19272卷(件)。

2、教学类档案

教学类档案是学校档案全宗的主体,是学校教学工作、教务管理和教学研究等活动中产生的具有参考使用价值的文字、图表、音像材料,它是学校全部档案的重要组成部分,真实的记录了学校教学工作的内容、方法、途径和效果。教学档案是衡量一个学校教学工作水平的标志,是教学业务管理、教师讲授和学生学习情况及结果的集中反映,通过教学档案可以系统地考察、研究一所学校教学工作的优势和不足,促进教学工作的内容和方法。

19872016年,馆藏教学档案4074卷,提供学籍证明、教学研究、工作备考等各种利用6000卷次。

3、科研类档案

科研类档案是指在科学研究、科研组织管理等活动中形成的具有保存价值的图纸、照片及文字材料,主要有科研的准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、推广应用阶段和奖励申报阶段的全套科技文件。

19862016年,馆藏档案301卷。

4、财会类档案

财会档案是一种专业性较强的档案,也是学校档案全宗的重要组成部分,主要包括学校各种独立核算单位的帐本、凭证、工资册、会计报表等。财会档案系统、完整的记录和反映学校的经济活动状况,是进行会计监督、经济分析、经济决策及制定经济和社会发展计划必不可少的依据和条件。

19802016年,馆藏档案5500卷(册)。

5、基建类档案

基本建设档案记载着我校成立以来基本工程的前期勘探、工程招投标、土建施工、设施安装等全部工程建设情况,是学校档案的重要组成部分。

19792016年,馆藏档案431卷。

6、仪器设备类档案

主要是我校五万元以上仪器、设备的相关资料、仪器设备总帐、固定资产清查汇总表。

19852016年,馆藏档案113卷。

7、出版类档案

主要是学校编辑出版的《甘肃政法学院学报》、《甘肃政法成人教育学报》(2008年更名为《西部法学评论》)刊物的正本、手稿、审稿意见。

20072016年,馆藏档案130卷(2007年以前出版物编入科研类档案)。

8、声像类档案

声像类档案是学校档案的重要组成部分。能生动、形象地再现学校各方面工作及教学和科研成果,真实地记录了学校的面貌,它和文字、图纸档案一样,还具有现实的查证作用。主要包括重要会议、重大活动、开学典礼和毕业典礼、学生军训、历届毕业生合影、校园活动、外事活动、校园风光、运动会、文艺演出、校友活动、奖状证书照等照片、录像带、光盘和相关的文字说明。

19792016年,馆藏照片8300张,学校大型活动的录像带、影像光盘228余盒。

根据数码照相的特点,也为了方便利用和节约经费,提高照片的收藏率,我馆于2007年开始搜集整理电子版照片档案(参见号为学校大事记所列各项),截止2016年,电子版照片共计25GB合计8371张。

9、实物类档案

截止2016年,由各单位归档的奖状、证书、锦旗、奖牌、题词、纪念品等160余件,大部分陈列在校史馆。

10、原国防科技学校全宗档案

我校原综合档案室于2007年接收了原国防科技学校1984-2004年全宗档案,共计1690卷。

11、资料

我校原综合档案室于2007年还接收了教学评估材料和思政评估材料,充实了我校的档案资料。其中文书资料139卷;1997年本科教学工作合格评价材料683卷;2006年本科教学工作水平评估材料177卷;思想政治工作考核评估材料387卷;共计1386卷。

三、档案的分类、编号方法

我校各类档案的分类编目方法,主要是参照家教委颁布实施的《档案实体分类法、高等学校档案工作规范》而编制,设有二级类目。

1、一级类目是高等学校档案实体分类的最高层次,根据我校档案产生的领域范畴,结合其记述的内容性质用汉语拼音代替。党群(DQ)、行政(XZ)、教学(JX)、科研(KY)、基建(JJ)、设备(SB)、出版(CB)、财会(CK)、声像(SX)、实物档案(SW)、档案资料(ZL)。

2、二级类目的设置是根据我校档案工作情况而对一级类目的细分。各类档案的二级类目均把管理性材料列到专业性材料之前,即在第一类均设综合类。

3、档号的编制及标识

档号是存取档案的代号,排架的依据,反映了我校档案的分类体系和存放位置。

1)档号的结构:档号=年度号+分类号+案卷号
年度号是由四位阿拉伯数字组成。分类号包括一级类目和二级类目。

2)档号的标识:档号的标识采用现代汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。

四、档案检索工具

收集保存档案的根本目的是为了提供利用,而查找档案必须借助检索工具,我们根据学校各类档案的特点,编制了方便实用的各类档案案卷目录和文书类永久、长期期限档案的全引目录。

五、档案管理制度

为了加强我校档案管理工作,使其每年应归档的各类档案材料能及时、准确归到综合档案室,在此基础上逐步提高档案工作的管理水平,有效地为我校教学,科研和各项工作服务,我们根据档案法和国家档案局、教育部、甘肃省档案局的要求,结合我校实际,逐步制定了各种档案的管理、收集、归档等规章制度,并不断完善,纳入了教学、科研和管理人员的职责范围。各种规章制度的实施为我校档案工作的顺利开展起到了积极的保障作用。这些规章制度主要有:

《甘肃政法学院档案管理办法》、《甘肃政法学院审计档案管理办法(试行)》《甘肃政法学院优秀师生人物档案管理办法(试行)》甘肃政法学院档案鉴定销毁办法甘肃政法学院档案馆档案查借阅利用办法》、《甘肃政法学院档案馆档案安全工作实施办法甘肃政法学院档案管理保密规定甘肃政法学院档案室库房技术管理办法《甘肃政法学院归档文件整理细则(修订)》《甘肃政法学院全宗档案整理分类编号方案简表(修订)》《甘肃政法学院部门档案类目设置、归档范围及保管期限表(试行)》《甘肃政法学院实物档案归档管理规定(试行)》《甘肃政法学院数码照片档案管理规定(试行)》甘肃政法学院档案馆工作职责甘肃政法学院档案馆馆长工作职责甘肃政法学院档案馆专职档案员工作职责甘肃政法学院各单位分管档案工作领导和兼职档案员工作职责》、《甘肃政法学院档案整理归档流程》、《甘肃政法学院档案管理工作流程》、《甘肃政法学院档案利用工作流程“学历认证”及学籍档案个人利用工作流程甘肃政法学院档案鉴定、销毁工作流程学校档案馆档案利用服务指南等。

六、档案的检索与利用

收集、整理、保存档案的根本目的是提供利用,为全校教职工提供利用档案的效果如何,将直接反映出档案管理水平如何,档案自身价值如何,档案工作在学校各项工作中所处的地位如何。因此,我们非常重视档案的提供利用,我们学校的档案借阅工作与档案其它方面工作是同步进行的,不论是电话查询,或是上门查找,档案室的同志始终是热情接待,随到随查,尽量提供方便,使查阅者满意而归,年借查档案400余人次,700余卷(件)以上。

由于领导的重视,专兼职档案人员的努力,全校教职工的档案意识大大提高,档案工作的重要性已被越来越多的人所认识和理解。档案工作取得了一定的成绩,但我校档案工作仍有不足之处,部门立卷工作有待深入,编研工作还有差距,在今后的实际工作中,我们将努力学习档案业务知识,继续提高自身业务素质,不断完善档案的各项制度,开展编研工作,高质量地做好档案的检索与利用工作。

 

     档 案 馆    

     二〇一七年十二月

 
   
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