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甘肃政法学院档案全宗介绍

一、学校档案工作概况

甘肃政法学院1979年以前的档案已移交给甘肃省档案馆。

1987年学校成立综合档案室;1991年明确了档案室的科级建制,隶属学校办公室;2012年5月在原学校办公室下属综合档案室的基础上成立了档案馆,为正处级建制教辅单位,职工由原来的3人增加到5人,均具有大专以上学历,同年12月又将档案馆编制核定为7人。目前,学校已建成以档案馆为中心的全校档案工作管理网络,形成了完善的档案综合管理体系,档案工作队伍的整体素质有了明显提高。

档案馆集中管理全校党群、行政(含部分人事档案)、教学、科研、出版、财会、基建、设备、声像、实物十大门类档案,馆藏达12010卷18064件,并建立各类档案的案卷级目录、文件级目录。几年来,按照档案借阅规定,建立了提供利用登记制度,向有关部门和师生个人提供了大量的档案材料,平均每年接待查档的单位和个人近400人(次),利用档案700多卷(件),档案人员调卷迅速、查阅准确,查档的查全率、查准率均达到100%以上。

文档一体化、档案数字化,对学校档案实行信息化管理,这是近年来档案工作发展的趋势和方向。对此,学校领导于2009年就已形成共识,从2010年开始,为了加快档案信息化建设步伐,学校先后投入近15万元,分别购置了复印机、“南大之星”档案管理系统及服务器、高配置电脑、扫描仪,为学校档案信息化建设打下了坚实基础。目前,各项设备及管理系统已正常投入使用,已完成了建校以来所有文书档案、教学档案的案卷级和文件级目录的输入工作及部分学籍档案的数字化工作。同时,对老旧照片进行了翻拍,对数码照片进行了筛选洗印,实现了照片的电子与纸质“双轨制”保存。随着学校整体信息化建设步伐的加快和档案及计算机专业人员的逐步到位,我校档案全文数字化工作必将全面实现。

目前,学校档案工作在校党委、行政的高度重视下,档案信息化建设的步伐明显加快。同时,继续坚持以收集为基础,利用为目的,服务为根本的宗旨,不断丰富馆藏,继续拓展服务功能,努力为学校与社会服务,为将档案馆建设成为永久保存学校档案的基地和为学校和社会有效服务的现代化档案信息中心而不懈努力。力求在“收得全”上多下功夫、在“找得到”上多做文章、在“用得上”上多去钻研,使学校的档案工作在现有的基础上,取得新的进步,再上新的台阶,为学校的教学、科研和管理工作提供更优质、更高效、更便捷的服务。

二、档案成分

1、党群、行政类档案

党群、行政类档案是学校档案全宗的核心部分,凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料均属党群、行政类档案,它反映了学校党政部门职能活动的全过程,对学校和社会当前与长远具有重要的参考作用。党群类包括党务综合、纪检监察、组织、宣传教育、统战、工会、共青团七项。行政类包括行政综合、人事(部分)、审计、武装保卫、总务、国有资产管理、图书文博、网络信息、离退休九项。

本校党群、行政档案1956-1979年的档案已移交甘肃省档案馆保管,现藏党群、行政类档案上限为1980年,截至2012年底馆藏党群、行政类档案1453卷12411件。

2、教学类档案

教学类档案是学校档案全宗的主体,是学校教学工作、教务管理和教学研究等活动中产生的具有参考使用价值的文字、图表、音像材料,它是学校全部档案的重要组成部分,真实的记录了学校教学工作的内容、方法、途径和效果。教学档案是衡量一个学校教学工作水平的标志,是教学业务管理、教师讲授和学生学习情况及结果的集中反映,通过教学档案可以系统地考察、研究一所学校教学工作的优势和不足,促进教学工作的内容和方法。

自1987―2012年底,馆藏教学档案 2789 卷。

3、科研类档案

科研类档案是指在科学研究、科研组织管理等活动中形成的具有保存价值的图纸、照片及文字材料,主要有科研的准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、推广应用阶段和奖励申报阶段的全套科技文件。

自1986―2012年底,馆藏档案 212卷。

4、财会类档案

财会档案是一种专业性较强的档案,也是学校档案全宗的重要组成部分,主要包括学校各种独立核算单位的帐本、凭证、工资册、会计报表等。财会档案系统、完整的记录和反映学校的经济活动状况,是进行会计监督、经济分析、经济决策及制定经济和社会发展计划必不可少的依据和条件。

自1980―2012年底,馆藏档案3997卷(册)。

5、基建类档案

基本建设档案记载着我校成立以来基本工程的前期勘探、工程招投标、土建施工、设施安装等全部工程建设情况,是学校档案的重要组成部分。

自1979―2012年底,馆藏档案354卷。

6、仪器设备类档案
主要是我校五万元以上仪器、设备的相关资料、仪器设备总帐、固定资产清查汇总表。

自1985―2012年底,馆藏档案 63卷。

7、出版类档案
主要是学校编辑出版的《甘肃政法学院学报》、《甘肃政法成人教育学报》(2008年更名为《西部法学评论》)刊物的正本、手稿、审稿意见。
自2007―2012年底,馆藏档案66卷(2007年以前出版物编入科研类档案)。

8、声像类档案
声像类档案是学校档案的重要组成部分。能生动、形象地再现学校各方面工作及教学和科研成果,真实地记录了学校的面貌,它和文字、图纸档案一样,还具有现实的查证作用。主要包括重要会议、重大活动、开学典礼和毕业典礼、学生军训、历届毕业生合影、校园活动、外事活动、校园风光、运动会、文艺演出、校友活动、奖状证书照等照片、录像带、光盘和相关的文字说明。

自1979―2012年底,馆藏照片1206张,学校大型活动的影像光盘87张,录像带74余盒。

根据数码照相的特点,也为了方便利用和节约经费,提高照片的收藏率,我室于2007年开始搜集整理电子版照片档案(参见号为学校大事记所列各项),截止2012年底,电子版照片共计28.28GB合计11224张。

9、实物类档案

截止2012年底,由各单位归档的奖状、证书、锦旗、奖牌、题词等100余件,大部分陈列在校史馆。

10、全宗类档案

截止2012年底,馆藏档案130件。

11、原国防科技学校全宗档案

我校综合档案室于2007年接收了原国防科技学校1984-2004年全宗档案,共计1690卷。

12、原东方管理学院档案资料

我校综合档案室于2009年接收了原东方管理学院档案资料2001-2007年档案资料,共计2966件。

13、资料

我校综合档案室于2007年还接收了教学评估材料,充实了我校的档案资料。其中文书资料 139卷;1997年本科教学工作合格评价材料683卷;2006年本科教学工作水平评估材料177卷;共计999卷。

三、档案的分类、编号方法

我校各类档案的分类编目方法,主要是参照家教委颁布实施的《档案实体分类法、高等学校档案工作规范》而编制,设有二级类目。
1.一级类目是高等学校档案实体分类的最高层次,根据我校档案产生的领域范畴,结合其记述的内容性质用汉语拼音代替。党群(DQ)、行政(XZ)、教学(JX)、科研(KY)、基建(JJ)、设备(SB)、出版(CB)、财会(CK)、声像(SX)、实物档案(SW)、档案资料(ZL)。
2.二级类目的设置是根据我校档案工作情况而对一级类目的细分。各类档案的二级类目均把管理性材料列到专业性材料之前,即在第一类均设综合类。
3.档号的编制及标识
档号是存取档案的代号,排架的依据,反映了我校档案的分类体系和存放位置。
(1) 档号的结构:档号=年度号+分类号+案卷号
年度号是由四位阿拉伯数字组成。分类号包括一级类目和二级类目。
(2) 档号的标识:档号的标识采用现代汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。

档案馆

二○一三年六月

 
   
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