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甘肃政法学院归档文件整理细则
2013-06-07 00:00  

(甘政院档发[2012]2号发文通知)
 
第一条  为适应档案现代化管理的需要,规范、简化本校文件整理方法及程序,提高工作效率,依据《归档文件整理规则》(中华人民共和国行业标准DA/T22-2000)及甘肃省档案局《实施细则》, 同时参考教育部制定的 《高等学校档案管理办法》,结合我校实际,特制定本细则。
第二条  本细则规定了归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列具体整理办法,适用于甘肃政法学院各部门形成的所有归档文件材料。
第三条  本细则中的归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
第四条  归档程序:按照归档时间要求,各文件处理部门将处理完毕的文件材料,在档案馆指导下,进行分类排列,并编制归档文件目录,然后移交档案馆进一步整理和保存。
第五条  归档文件应以件为单位进行整理。
(一)“件“的确定
1.一般以一份文件为一件;
2.文件正本与定稿合为一件;
3.正文与附件合为一件;
4.原件与复制件(包括复印件以及抄件等)合为一件;
5.转发文与被转发文合为一件;
6.同一年度内同一问题的请示与批复合为一件,跨年度的各为一件(报告与批示、函与复函等同此处理);
7正文与文件处理单(包括文件处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等)合为一件;
8.报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等按其本来的装订方式,一个自然本(册)为一件。
(二)件内文件排序方法
1.正本在前,定稿在后;
2.正文在前,附件在后;
3.原件在前,复制件在后;
4.转发件在前,被转发件在后;
5.请示与批复作为一件时,批复在前,请示在后;
6.不同文字的文本,中文文本在前,外文文本在后;汉文文本在前,少数民族文字文本在后;原文在前,译文在后;
7.文书处理单置于相关文件正文之后。
(三)件与件之间的排序方法
1.一般按照文件事由的重要程度排列。将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面,其他工作形成的文件材 料排在后面;将综合性工作形成的文件材料排在前面,具体业务工作形成的文件材料排在后面。
2.会议文件、统计报表等成套性文件材料应按照重要程度集中排列。
  第六条  归档文件以件为单位进行装订。
  第七条  归档文件的分类、编号
(一)归档文件的分类采用“年度--问题“的模式。如:
      2002-DQ11                      2002-XZ12
      ↓      ↓                         ↓     ↓
       年度  问题(党群综合)      年度  问题(行政人事)
(二)每件文件材料分别编写页号,正面编在右上角,背面有文字图表的编在左上角。
(三)在各件首页右上角空白处加盖归档章。
(四)归档文件的件号按其排列顺序逐件编写在归档章的相应栏目内。
(五)档号的构成:年度+分类号+件号。如:
                     2001-DQ11-1(1-n)
                       ↓     ↓     ↓
                    年度  分类号  件号 
第八条  编制归档文件目录
(一)归档文件在分类、排列、编号以后,以件为单位编制目录(二)归档文件目录为A4竖式,项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等七项。
(三)归档文件目录的填写要求:各公文处理部门必须按照以下要求正确填写除件号以外的其余6项。
1.件号:由档案馆整理人员按分类体系统一填写;
2.文号:文号即文件发文字号,填写时应照实抄录,不能有任何省略或改动;
3.责任者:即发文机关;
4.题名:一般情况下,照录文件题名,不得省略或变更。对于无题名或题名含义不能全面揭示文件内容的归档文件,应根据文件内容重新拟写或补充题名,并外加“[ ]“以示区别。如“XX省教育厅关于转发教育部[1999]24号文件的通知“,应重拟题名为“[XX省教育厅关于转发《国家教育部关于加强学籍管理的几点意见》的通知]“;会议记录需拟题名时,应写明会议的时间和主要内容。此外,有些归档文件的附件独立性强,如正文仅有实施意见,附件则是具体的条文规则,或者附件是正文的重要补充和说明,在这种情况下,如将正件、附件作为一个整理单位(件),应在正件题名后抄录附件题名,外加“()”号,如“关于进一步加强我校治安管理的决定(附:甘肃政法学院治安管理条例)”;
5.日期:即文件的形成日期(或生效日期)。填写时应以8位阿拉伯数字标明年、月、日,如2000年1月7日,标准格式为20000107;
6.页数:以件为单位填写总页数;
7.备注:用于填写归档文件需要说明的各种情况,包括密级、缺损、销毁等。
(四)各公文处理部门在正确编制归档文件目录后,须向档案馆提供软盘拷贝和打印件一式两份。
第九条  归档文件的移交
1.学校各中层单位分别负责本单位的归档工作;
2.各单位兼职档案员在完成上述工作并经本单位负责档案工作的领导在备考表检查人一栏签字,负责向档案馆移交档案并办理交接手续;
第十条  装盒排架
(一)装盒
1.归档文件整理完毕后装入符合国家最新标准的档案盒,并按要求认真填写备考表、档案盒封面及盒脊各栏目;
2.归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒。
(二)科学排架
第十一条  凡归档文件及整理所用的各种材料,均应符合国家有关档案保护及《国家机关公文处理办法》之有关规定。如公文用纸统一为A4型(297×210mm)、长久保存的档案不得采用易氧化的金属物装订等等。
第十二条  本细则由学校档案馆负责解释。
第十三条细则自2013年1月1日起执行,之前学校颁布实施的与本细则相抵触的档案工作规章制度自行废止。 

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