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甘肃政法学院档案查借阅利用办法
2013-06-07 00:00  

(甘政院档发[2013] 1号发文通知)
为确保档案的安全和完整,更好地发挥档案服务学校、服务社会的职能,根据《甘肃政法学院档案管理办法》,制定本办法。
一.档案的查阅利用,是指对档案的阅览、复制和摘录,及出具有关档案证明。
二.本校各单位工作人员在履行提交《甘肃政法学院查阅(借阅)档案申请表》(以下简称申请表)等手续后,查阅利用本单位归档的档案。
三.凡涉及到本校组织、人事、纪检、财会、审计、基建等限制使用档案的查阅时,必须由产生该类档案的部门工作人员持有由部门领导签字的《申请表》及本人有效证件方可查阅。其他部门因工作需要查阅上述档案时,亦须填写《申请表》并征得归档部门同意,档案馆方予受理。
四.本校工作人员因工作需要查阅利用涉密档案时,须提交《甘肃政法学院涉密档案查阅申请表》,征得学校保密委员会办公室等有关部门同意,按照档案馆规定查阅利用。
五.查阅利用科研课题档案,本课题研究人员凭工作证或身份证直接查阅;非本课题组人员查阅时须经该课题组负责人签署意见方可查阅;查阅获奖科研项目奖状及证书,须提交《申请表》,出具本人有效证件。
六.学校在校生和毕业生有关学籍的档案证明依据《甘肃政法学院“学历认证”及学籍档案个人利用工作流程》办理。
七.境外人员利用馆藏档案,需持相应外事部门的介绍信,并经馆长批准。
八.根据档案利用的特殊性,在不能验证利用者身份的情况下,不得受理电话、电子邮件等远程方式的利用要求。
九.档案原则上不借出。确因工作需要借出时,必须填写《申请表》。借出档案应及时归还,一般不得超过两周,因故不能按期归还者,应及时办理续借手续。
十.历史档案、涉密档案及已故人员人事档案等原件概不外借。
十一.利用者在阅览档案时应注意爱护档案材料,不得勾画、涂改、增删、抽页、剪裁或污损,对损坏档案者,档案馆依据《中华人民共和国档案法》及《甘肃政法学院档案馆档案安全工作实施办法》,视情节轻重予以处理。查阅利用档案后,应按要求填写“档案利用登记簿”。
十二.档案的复制一般由档案部门负责办理,对档案的抄件、复制件等经核对后,加盖“甘肃政法学院档案证明专用章”方可生效。
十三.学校档案部门保存的档案,主要供学校各项工作查考利用。校内人员因私查阅和校外人员查阅利用,按学校有关规定收取费用。
    十四.向档案部门捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。
    十五. 本办法由学校档案馆负责解释。
    十六. 本办法自印发之日起执行,之前学校颁布实施的与本办法相抵触的档案工作规章制度自行废止。

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