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甘肃政法学院实物档案归档管理规定(试行)
2013-06-07 00:00  

(甘政院档发[2012]2号发文通知)
第一条 为做好实物档案的收集、管理工作,有效地保护、利用实物档案,依据《中华人民共和国档案法》,并结合本校实际情况,制定本规定。
第二条 本规定所称的实物档案,是指以物质实体为载体,反映学校在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等各项活动中形成的,对学校和社会有保存和利用价值的特定物品。
第三条 实物档案管理是学校档案工作的一项重要内容,各单位负责档案工作的领导及兼职档案员要认真做好实物档案的归档工作,保证学校在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等各项活动中产生的珍贵的、有利用价值的实物完整地保存下来。
第四条 归档范围
凡是学校各单位获得各种荣誉的证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾;废止的各种印章;赠送的纪念品;其它有保存价值的实物。
第五条 归档时间
应归档的实物自形成后次年的4月30日前向档案馆移交,并办理移交手续。
第六条 归档移交要求
实物档案移交要填写交接清单,交接双方签字或盖章。由于特殊原因,应归档的实物确需在有关部门暂时保留的,应先将实物移交档案馆登记、拍照,再办理借用手续。
第七条 归档整理要求
1.实物档案按物品种类结合时间分类,不同物品种类要分别整理。
2.每一类实物档案按时间先后顺序,一件编一个流水号。
3.在实物档案的统一位置贴口取纸,并填写流水号。
4.实物档案要编制目录,责任者填写物品授予单位,题名填写物品名称,年度填写授予时间。
5.实物档案要作为一个门类单独管理,专库专柜存放。库房和橱柜应保持整洁,定期除尘,避免实物档案褪色。要做好防虫、防锈蚀的技术保护。要特别注意防火、防盗,确保实物档案的安全。
第八条 实物档案原件不对外提供利用。
第九条 本规定由学校档案馆负责解释。
第十条 本规定自2013年1月1日起执行,之前学校颁布实施的与本规定相抵触的档案工作规章制度自行废止。 

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