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甘肃政法学院审计档案管理办法(试行)
2013-06-07 00:00  

(甘政院发[2012] 251号发文通知)
第一章 总 则
第一条 为了规范审计档案的管理工作,充分发挥审计档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《教育系统内部审计工作规定》和《甘肃政法学院内部审计工作实施办法》等有关规定,结合我校实际,制定本办法(试行)。
第二条 本办法所称审计档案,包括审计业务档案(以下简称业务档案)和审计行政档案(以下简称行政档案)。
第三条 本办法所称业务档案,是指学校审计业务形成的,具有保存价值的以纸质、磁盘、光盘和其他介质形式存在的历史记录。
第四条 本办法所称行政档案,是指学校审计管理工作形成的,具有保存价值的以纸质、磁盘、光盘和其他介质形式存在的文件材料。
第五条 本办法所称审计档案管理工作,是指建立审计档案并进行收集、整理、保管、利用、编研、统计、鉴定和归档活动。
第六条 审计档案管理工作在业务上接受上级主管部门和学校档案馆的指导和监督,审计处、档案馆配备专职(兼职)档案管理人员负责审计档案管理工作。
第二章 业务档案
第七条 业务档案按照审计项目立卷整理,按照业务种类编号,按照完成年度移交存档。
第八条 各类审计项目完结后,及时按项目立卷归档。一个项目可立一个或几个卷,但不得将几个项目的材料合并立卷。跨年度的项目在项目终结时立卷。
第九条 根据审计业务的类别,业务档案按照建设工程审计、经济责任审计、财务收支审计、专项审计等大类顺序排列。
第十条 业务档案的文件材料分为四个单元:
(一)第一单元为结论性文件材料,如审计决定、审计报告、审计报告征求意见书、管理建议书、移送处理书等;
(二)第二单元为证明性文件材料,如审计工作底稿、审计工作记录、审计证据、与审计项目有关的请示、报告、批示和会议记录等;
(三)第三单元为立项性文件材料,如审计委托书、审计项目派出单、审计通知书、审计项目实施方案等;
(四)第四单元为其他备查文件材料。
第十一条 审计案卷内的文件材料以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料和其他备查文件材料四个单元为序进行排列。
结论性文件材料采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列。
证明性文件材料按与审计项目实施方案所列审计事项或者会计报表科目对应的顺序排列。
立项性文件材料按文件材料形成的时间顺序并结合文件材料的重要程度进行排列。
其他备查文件材料按文件材料形成的时间顺序并结合文件材料的重要程度进行排列。
第十二条 审计案卷内的每份或者每组文件材料之间的排列规则:
(一)正件在前,附件在后;
(二)定稿在前,修改稿在后;
(三)批复在前,请示在后;
(四)批示在前,报告在后;
(五)重要文件在前,次要文件在后;
(六)汇总性文件在前,基础性文件在后。
第十三条 根据谁审计谁立卷的原则,建立立卷归档工作责任制。
在制订审计项目实施方案时,审计组组长指定专人负责该项目档案的立卷归档工作;审计项目实施时,立卷负责人及时收集和整理该项目的文件材料;审计终结后,由立卷负责人对该项目形成的文件材料进行整理、归纳、鉴别和取舍,按立卷的规则和方法进行组卷,做到审结卷成。经审计组组长复查、并经审计处处长审核签字后,以案卷的形式移交档案馆的专职档案管理人员验收保管。
第三章 行政档案
第十四条 行政档案按照文件或事项归类。文件印发或事项完结后,按照学校的规定及归档。
第十五条 应归入行政档案的文件材料:
(一)上级机关颁布的审计法律、法规、制度,印发的专项或年度审计工作安排、审计简报等文件;
(二)学校审计工作的规章制度、年度计划、工作总结、专项报告、请示、批复及获奖文件、证书等材料;
(三)审计处的内部管理规章制度;
(四)校内外信访举报材料、记录以及审计查证、移交、处理情况;
(五)其他应归入行政档案的文件材料。
第十六条 行政档案排列规则:
(一)上级来文的排序为:来文处理单、文件正本;
(二)审计处发文的排序为:文件正本、附件、发文稿纸、定稿;
(三)其他行政档案按照重要性原则排序。
第四章 保管与利用
第十七条 审计处要对审计档案资料立卷后,在规定期限内向档案馆移交审计档案,由档案馆统一保管。
第十八条 审计档案的保管期限执行《甘肃政法学院部门档案类目设置、归档范围及保管期限表》等有关规定。
第十九条 审计档案的密级及其保密期限,按卷内文件的最高密级及其保密期限确定,由档案管理人员按有关规定做出标识并按照相关规定进行管理。
第二十条 审计档案仅供审计处内部使用,审计人员按照规定程序办理借阅手续。校内外其他单位需要查阅审计档案的,须经审计处处长批准、并经档案馆负责人签字同意后方可查阅。任何个人不允许查阅审计档案。
第五章 附 则
第二十一条 国家法律、法规和有关政策另有规定的,从其规定。
第二十二条 本办法由学校档案馆负责解释。
第二十三条 本办法经校长办公会议通过后,自印发之日起执行。 

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