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甘肃政法学院优秀师生人物档案管理办法(试行)
2013-06-07 00:00  

(甘政院发[2012] 251号发文通知)
第一章 总 则
第一条 为了加强学校人物档案资料的征集、管理和利用,积累学校重要历史记录,弘扬优秀大学文化,甘肃政法学院决定设立“优秀师生人物档案库”(以下简称“人物档案”)专门收藏我校有关人物的档案资料。根据《中华人民共和国档案法》、《甘肃省档案管理条例》等档案法规,特制定本办法。
第二条 本办法所称“优秀师生人物”(以下简称“人物”)为曾在甘肃政法学院(包括历史上并入校系)学习、工作过的党政领导、专家学者、知名校友、社会知名人士等。具体范围是:
(一)在我校从事教学科研工作的教授。
(二)在我校从事教学和研究工作并取得国家优秀成果的青年学者。
(三)担任地厅级以上领导职务的师生。
(四)在我校学习或毕业后获得省级以上奖励荣誉,并为社会或学校发展做出重大贡献的校友。
(五)具有典型性、代表性、特色性的师生员工。
(六)其它有突出贡献的师生员工。
第三条 本办法所指的“人物档案”是指学校专门为上述各类师生个人以其在其工作、学习、生活中形成的、具有保存和利用价值的、不同载体的各种文字、声像材料和实物为内容建设的资料数据库。
第四条 人物档案工作实行学校档案馆统一管理的原则,所需经费按实际需要由学校专项拨发,确保人物档案的完整、安全与有效利用。
学校档案馆负责全校人物档案工作的规划、收集、保存和管理,各单位兼职档案员协助收集、整理。
 
第二章 认定与收集
第五条 学校成立专门认定机构,依据本办法第二条的规定,对人物进行认定。
第六条 人物认定的办法:
(一)担任地厅级以上领导职务的师生直接认定。
(二)教授、青年学者,须经二级学院推荐,由档案馆提交专门认定机构召开会议确认,方可认定。
(三)知名校友,由所在二级学院提名,须经一名以上学校领导(含一名)或三名以上正处级领导(含三名)推荐,由档案馆提交专门认定机构召开会议确认,方可认定。
(四)具有典型性、代表性、特色性或其它有突出贡献的师生员工,须经相关职能部门、二级学院共同推荐,由档案馆提交专门认定机构召开会议确认,方可认定。
第七条 人物档案的收集范围:
A、生平传记类材料:个人自传、履历表、学历证明、身份证明、职务、职称晋级情况等。
B、创作类材料:专著、译著、论文及正式出版的教材、参考书、重要讲义、为书刊撰写的重要文章或前言、出席重要会议的讲稿、重要的研究课题、理论数据等。
C、重要的手迹材料:日记、笔记、重要书信、珍贵手稿、记事等。
D、获奖类材料:教学成果、科研成果、获奖情况及其它各类获奖情况。
E、社会活动类材料:参加国际、国内学术活动、外事活动及在国际、国内学术组织任职的材料、担任人民代表、政协委员以及在各种社会组织中担任职务的有关材料。
F、评价类材料:国际、国内对其评价、介绍、纪念、回忆等文章及报刊上登载过的专题报道等。
G、奖状、证章类:各类奖状、奖章、纪念品(礼品)、聘书、任命书、委任状、证章、荣誉证书、代表证等。
H、音像类材料:包括各个时期的重要活动。如:教学、科研、外事、社会活动及个人生活的照片、底片、录音带、录像及影片等。
I、其它类材料和实物:包括收藏的有重要保存价值的文件资料及对巳故全宗构成者的悼词、唁函、唁电等。
第八条 人物档案的收集形式:
(一)依据《中华人民共和国档案法》、《甘肃省档案管理条例》及学校档案管理相关规定进行收集。
(二)人物现所在部门或单位依据国家规定向学校档案馆移交人物档案,相关业务部门应积极提供有关资料。
(三)学校档案馆接收人物个人捐赠、寄存人物档案,并按规定维护其权益。
(四)学校档案馆对散存在校外的人物档案进行征购、复制。
(五)学校档案馆与档案所有者商定的其他收集方式。
第九条 人物档案的收集要求:
(一)收集人物档案时,学校档案馆应与移交单位或个人办理交接手续,填制交接清单一式两份,与移交单位或个人各执一份。
(二)捐赠人物档案时,学校档案馆应向捐赠单位或个人颁发捐赠证书,并附交接清单复印件。《甘肃政法学院人物档案捐赠协议》
(三)寄存人物档案时,学校档案馆应与档案所有者或其代理人签订寄存协议。《甘肃政法学院人物档案保管协议》
(四)出售人物档案时,学校档案馆应与档案所有者签订购买协议。《甘肃政法学院人物档案购买协议》
第三章 整理与鉴定
第十条 人物档案的整理原则是:
(一)遵循人物档案形成的客观规律。
(二)保持文件材料之间的内在联系。
(三)真实反映人物教学、科研、管理等工作的本来面貌。
(四)便于保管和利用。
第十一条 人物档案的整理方法:以人物划分全宗,由若干独立的小全宗汇集成人物全宗 。
一级类目标识为“人物”汉语拼音字头“RW”;
二级类目标识为建档对象姓名;
三级类目标识为所建档的内容,采用分类标识。如:“书表类”为“A”;
四级类目为案卷号。
分类的最下位类内排定的案卷顺序号,用阿拉伯数字标识(1~n)表示。
档号模式如下:
如:07—RW—王某某—A—1~n
                                    案卷号
                                    书表类(三级类目)
                                    建档人物姓名(二级类目)
                                    人物类(一级类目)
                                    全宗号
第十二条 学校档案馆根据需要,向学校提出申请,组织有关专家组对征集到的人物档案进行鉴定、审查。
第四章 保管与利用
第十三条 人物档案的保管期限确定为永久。
第十四条 学校档案馆设人物档案库,专门保管全校人物档案。
第十五条 学校档案馆定期检查人物档案的保存状况,对破损、变质的档案及时修复或复制。
第十六条 学校档案馆建立人物档案数量、质量统计制度,每年对人物档案的接收、调阅等情况进行登记、统计。
第十七条 人物档案的形成者或捐赠者对档案有保密或限制使用要求的,学校档案馆必须严格按照接收、捐赠手续或寄存协议执行;上述手续、协议中无明确保密或限制使用条款的,学校档案馆应按国家规定和实际需要对外提供利用。
第十八条 利用人物档案的单位和个人,应当确保档案完整与安全,不得拆取卷内文件,不得在案卷上涂改、批注、加字、勾画和剪裁,不得私自复制。
第十九条 人物档案的利用形式:
(一)向有关单位提供人物档案;
(二)与有关单位或个人联合开展人物档案学术研究;
(三)配合宣传教育及其他纪念活动,举办人物档案展览;
(四)开发、利用人物在校风、学风建设中的作用;
(五)为专家、学者的研究提供咨询与服务。
第五章 权益与责任
第二十条 人物档案形成者或捐赠者,有权了解人物档案的整理、保管、利用情况,对该档案享有优先利用权,并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,学校档案馆应当维护其合法权益。
第二十一条 人物档案形成者或捐赠者须将新形成或新发现的档案资料,及时送交学校档案馆,以保持人物档案资料的完整与安全。
第六章 奖励与处罚
第二十二条 学校对在人物档案工作中做出显著成绩,或者捐献重要、珍贵档案的,应依据《中华人民共和国档案法》的规定给予奖励,并颁发证书。
第二十三条 对故意损毁、涂改、伪造或者擅自复制、提供、公布、出卖人物档案的责任人员,根据档案的价值、数量和情节轻重,依据《中华人民共和国档案法》、《甘肃省档案管理条例》的规定给予处罚;造成损失的,应当按照规定赔偿损失;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
第七章 附 则
第二十四条 本办法由学校档案馆负责解释。
第二十五条本办法经校长办公会议通过后,自印发之日起执行。
                            
 
附件1:
甘肃政法学院优秀师生人物档案保管协议
     
     合同编号 :
 签订时间:
     签订地点:
甲方:
乙方:
    为了表彰甲方在甘肃政法学院建设、发展及教学科研工作中做出的杰出贡献,乙方为甲方建立“人物档案”,甲方自愿将部分个人物品、资料交乙方保管,经双方友好协商,就保管事宜,达成如下协议,双方共同信守。
    一、保管物品、资料名称
    二、保管方式
乙方免费为甲方保管前述物品、资料。
甲方委托乙方保管的物品、资料陈列于“甘肃政法学院人物档案库”,可用于乙方展览和教学研究,未经甲方同意乙方不得出租、出售或用于其它营利性用途,否则,甲方可以解除本合同,收回被保管物品,乙方因此取得的收益归甲方所有。
甲方如转让被保管物品、资料,在同等条件下乙方有优先取得权。
三、保管期限
保管期限暂定   年,期满甲方未提出收回,乙方可继续保管。
保管期间甲方因个人需要使用被保管物品,可随时取回被保管物品,使用完毕后继续由乙方保存。
四、保管方法
乙方应采取适当的方法妥善保管甲方物品、资料,并充分听取甲方的保管及保存意见。因乙方保存不当,致使被保管物品毁损、丢失,乙方应予以赔偿。
甲方可随时检查被保管物品、资料,并提出意见和建议,对于甲方的查询,乙方应如实答复。
五、被保管物品、资料的交付时间、地点及方式
交付时间:甲方于20 年 月 日前向乙方交付被保管物品、资料。
交付地点:甲方所在地或双方协商的地点。
交付方式:甲方直接向乙方交付被保管物品、资料,乙方向甲方出具“委托保管单”,甲方应妥善保存“委托保管单”,如因“委托保管单”丢失,致使被保管物品被冒领,乙方不承担赔偿责任,乙方有过错的除外。
六、其他
本协议经双方签字后生效。协议履行过程中出现纠纷由双方协商解决。
 
甲方:                              乙方:
 
                                   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件2:
甘肃政法学院优秀师生人物档案捐赠协议
      合同编号:
       签订时间:
       签订地点:
甲方(捐赠方):
乙方(受赠方):
为了表彰甲方在甘肃政法学院建设、发展及教学科研工作中做出的杰出贡献,乙方为甲方建立“人物档案”,甲方自愿捐献部分个人所有的物品、资料,经双方友好协商,就捐赠事宜,达成如下协议,双方共同信守。
一、捐赠物品、资料名称
二、捐赠物品、资料的用途
甲方捐赠的物品、资料陈列于“甘肃政法学院人物档案库”,仅用于展览和教学研究,未经甲方同意乙方不得出租、出售或用于其它营利性用途,否则,甲方可以收回捐赠物品、资料。
三、捐赠物品、资料的交付时间、地点及方式
交付时间:甲方于20 年 月 日前向乙方交付捐赠物品、资料。
交付地点:甲方所在地或双方协商的地点。
交付方式:甲方直接向乙方交付捐赠物品、资料,乙方向甲方出具接受捐赠物品、资料证明。
四、捐赠物品、资料的保管
乙方应采取适当的方式、方法妥善保管甲方捐赠的物品、资料,并充分听取甲方的保管及保存意见。
甲方可随时检查捐赠物品、资料的保管及使用,并提出意见和建议,对于甲方的查询,乙方应如实答复。
五、其他
本协议经双方签字后生效。协议履行过程中出现纠纷由双方协商解决。
 
甲方:                            乙方:
 
                                      
附件3:
甘肃政法学院优秀师生人物档案购买协议
      合同编号:
       签订时间:
       签订地点:
甲方(出售方):
乙方(购买方):
为了表彰甲方在甘肃政法学院建设、发展及教学科研工作中做出的杰出贡献,乙方为甲方建立“人物档案”,甲方自愿出售部分个人所有的物品、资料,经双方友好协商,就购买事宜,达成如下协议,双方共同信守。
一、出售物品、资料名称
二、出售物品、资料的用途
甲方出售的物品、资料陈列于“甘肃政法学院人物档案库”,仅用于展览和教学研究,乙方不得出租、出售或用于其它营利性用途,否则,甲方可以按出售价格收回出售的物品、资料。
甲方必须保证出售物品、资料的真实性,如甲、乙对其真实性有异议,可以委托第三方进行鉴定。
三、出售物品、资料的交付时间、地点及方式
交付时间:甲方于20 年 月 日前向乙方交付出售的物品、资料。
交付地点:甲方所在地或双方协商的地点。
交付方式:甲方直接向乙方交付出售物品、资料,乙方向甲方出具接受出售物品、资料证明。
四、出售物品、资料的保管
乙方应采取适当的方式、方法妥善保管甲方出售的物品、资料,并充分听取甲方的保管及保存意见。
甲方可随时检查出售物品、资料的保管及使用,并提出意见和建议,对于甲方的查询,乙方应如实答复。
五、其他
本协议经双方签字后生效。协议履行过程中出现纠纷由双方协商解决。
甲方:                            乙方:
 
                                      

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