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甘肃政法学院档案管理办法
2013-06-07 00:00  

(甘政院发[2012]251号发文通知)
第一章   总   则
第一条 为加强学校档案的管理和收集、整理、保护、利用工作,逐步实现学校档案工作标准化、规范化,不断提高科学管理水平,更有效地为学校各项工作提供优质服务,依据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的规定,并结合学校实际,特制定本办法。
第二条 本办法所指档案是指学校过去、现在和将来从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的,对师生员工、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 学校档案记录了学校建设与发展的历史过程,反映和维护了学校的历史真实面貌,对于评价学校教学科研质量、衡量学校办学水平具有十分重要的凭证作用和参考作用。
学校要把档案工作纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导。
第二章   管理体制和机构设置
第四条 学校档案工作由主管校长领导。学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是负责永久保存和提供利用学校档案的教学辅助机构,在业务上接受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查。
第五条 学校档案实行两级管理。学校各单位、二级学院的主要负责人分管档案工作,同时应配备一名专职或兼职档案员统一负责本单位、本学院的档案收集、整理和移交工作。
第六条 学校设立档案工作委员会,领导、协调、检查学校档案工作。
(一)学校档案工作委员会的人员组成为:分管校领导任主任委员,设副主任委员若干名,委员由学校有关单位主要负责人担任。委员会下设办公室,办公室设在档案馆,档案馆长任办公室主任。 
(二)学校档案工作委员会的主要职责是:
1.贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,制定学校档案工作规划;
2.讨论学校档案工作各项规章制度;
3.研究学校档案工作的重大事项; 
4.协调各单位、各二级学院档案工作与学校其他各项工作“四同步”(同步布置、检查、总结、验收),确保档案工作顺利开展; 
5.对各单位、二级学院的档案工作进行监督、检查与考核。 
第七条 档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律,具备档案业务知识和一定的科学文化知识。
第八条 档案工作人员(包括专职档案工作人员和以档案工作为主的兼职人员)属档案专业技术人员,实行专业技术职务聘任制。档案工作人员应保持相对稳定。 
第九条 学校档案馆工作经费,列入学校预算。学校各单位、各二级学院应对用于保存本部门归档文件所需经费给予支持。
第十条 学校档案馆的基本任务:
(一)贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,落实学校档案工作规划。
(二)完成学校档案工作委员会交办的各项任务,制订学校档案工作规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况。 
(三)参加学校档案信息工作整体化建设,编制检索工具,做好计算机、光盘辅助管理档案工作。 
(四)负责建立、健全学校档案工作网络,做好学校所属机构的立卷归档指导和业务指导工作;负责对全校专(兼)职档案员进行档案业务培训。
(五)指导和协助各单位、各二级学院做好各类档案的收集、征集和整理组卷工作;负责接收各单位、各二级学院整理组卷完毕的档案,并进行科学管理(整理、分类、保管、鉴定、统计)和提供利用工作。
(六)保守档案秘密,确保档案实体安全,维护档案的完性、准确性、系统性。做好“防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫”等档案实体的保护工作,最大限度地延长档案寿命。
(七)开展档案的编研工作,多途径、多形式地开发档案信息资源,为教学、科研、管理等各项工作提供服务。
(八)开展档案学理论和档案工作实践研究,积极参加和开展各种档案学术研究和交流活动,努力提高档案人员的素质和档案工作水平。
(九)积极开展档案法制宣传工作,不断提高全院师生员工的档案法制意识。
(十)围绕学校中心工作,完成学校领导交办的其他任务。
第三章   归档、移交和接收
第十一条 建立、健全文件材料的立卷归档制度。各类文件材料由形成部门按《甘肃政法学院归档文件整理细则(试行)》进行整理、立卷,并定期向校档案馆移交。各单位不得以任何借口不交,或将档案资料据为己有。
第十二条 各单位、各二级学院应做到各项工作于档案工作实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。 
第十三条 各单位、各二级学院主要负责人,应将涉及相应范围的文件材料归档工作列入自己的职责范围,督促检查专(兼)职档案员做到每一项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。 
第十四条 学校实行文件材料形成部门立卷制度。由立卷人按文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷,编排页号或件号,填写卷内目录,交本部门档案工作人员检查后向档案馆移交。档案馆应派人指导立卷工作。 
第十五条 各类文件材料的类目设置、归档范围和保管期限,按《甘肃政法学院部门档案类目设置、归档范围和保管期限表》执行。
第十六条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料,必须按照规定向档案馆移交,集中管理,任何个人不得据为己有。
第十七条 个人在其非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。个人向档案馆捐赠有价值档案的,学校予以奖励。
第十八条 学校各类档案的归档时间
(一)文书档案、实物档案:须在次年的4月30日前归档。
(二)教学类档案:招生及毕业生就业档案须在工作完成后一个月内归档;每届学生的学籍档案、本科毕业生班级毕业合影照片(附文字说明)、授予学士学位时班级合影照片(附文字说明)、授予硕士学位时年级合影照片(附文字说明)须在学生毕业后当年9月30日前归档。
(三)科研类档案:须在科研项目完成后两个月内归档。
(四)财会类档案:须在会计年度终结、由财务部门保管一年期满后,于次年3月31日前全部移交归档。
(五)基建档案:须在基建项目完成后三个月内归档。
(六)声像档案:照片,须在拍摄后三个月内将照片、文字说明及其电子版归档;摄像,须在整理、编辑并制作光盘后,于当年12月31日前归档;个人拍摄的照片、摄像等,自愿提供存档的,可随时归档。
第四章   管理和利用
第十九条 学校档案馆根据《高等学校档案实体分类法》对馆藏档案进行分类、编号、排列上架、编制检索工具。根据档案的保密程度,确定不同的利用范围,建立档案借阅和审批制度。做好档案的利用效果登记。
第二十条  学校实行纸质档案与电子档案同步归档。学校档案馆要加强对各类档案资料的收集和管理工作,管理办法及相关的技术规范由学校档案馆另行制定。
第二十一条 学校档案馆要注意研究、改进档案保护技术,及时修补、修复残破档案。要建立和健全库房管理制度,落实安全措施,确保档案安全。 
第二十二条 学校档案馆应建立档案统计、检查制度,定期对档案案卷数量、档案进出及保管利用情况进行检查和统计。
第二十三条 学校成立档案鉴定、销毁机构,专门负责学校馆藏档案的鉴定、销毁工作。凡需鉴定、销毁的档案,档案馆必须造具清册,报请学校档案鉴定销毁机构审定,并征得有关部门的同意,并报主管校长审批。销毁档案时,应指定专人监销,学校保卫、保密部门要派人参加。  
第二十四条 学校档案馆工作人员要熟悉馆藏,主动提供利用,当好学校领导、有关部门的参谋和助手。积极发挥档案的信息功能,提高档案利用率,制订档案借阅和复制制度,设立阅览室,为利用者提供方便。
第二十五条 学校档案馆按照《中华人民共和国档案法》的规定,向全校乃至社会开放属于开放范围的档案。
第二十六条 校内各单位、各二级学院需利用馆藏档案者,均应按规定办理审批或利用登记手续。校外单位和任何个人利用本校档案的,应按规定收取费用。
收费标准按《省物价局省财政厅关于进一步规范高校收费标准及有关问题的通知》(甘价费[2007]347号)执行,收取费用交财务处统一管理使用。
第二十七条 学校档案馆应定期检查外借档案的归还情况,如发现损坏或丢失,当事者要写出书面报告,报请学校处理。
第二十八条 档案的复制一般应由档案馆负责办理;未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织和个人无权公布档案。
第二十九条 馆藏档案属于下列情况之一者,未经批准不得开放。
(一)涉及国家机密的;
(二)涉及专利或技术秘密的;
(三)涉及个人隐私的;
(四)档案形成部门规定限制利用的。
第五章 考核与奖罚
第三十条 学校建立档案工作检查、考核、评估制度。学校档案工作委员会每两年对各单位、各二级学院的档案工作组织考评,对工作成绩突出的先进单位和个人给予奖励。考评和奖励办法学校档案馆另行制定。
第三十一条 有下列行为之一的,由学校档案馆责令限期改正;情节严重的,由学校档案工作委员会讨论,报请学校对部门主要负责人和直接责任人予以通报批评,并扣除相应的津贴分,部门主要负责人扣除10个—30个津贴分,直接责任人扣除10个—20个津贴分
(一)损毁、丢失档案的;
(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布、销毁档案的;
(三)涂改、伪造档案的;
(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;
(五)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的;
(六)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;
(七)玩忽职守,明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的。
第六章   附   则
第三十二条 本办法由学校档案馆负责解释。
第三十三条 本办法经校长办公会议通过后,自印发之日起执行。原2009年6月23日校长办公会议通过的《甘肃政法学院档案管理办法(试行)》同时废止。 

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