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归档常见问题
2013-11-17 16:51  

1.兼职档案员平时应做好哪些具体工作?
文书工作是档案工作的前提和基础,文书工作缺乏系统、准确和规范常常是很多重要的档案材料散失或无法查找利用的根源。
作为兼职档案员应该注重“前端控制”和“全程管理”(预立卷制度),不要等文件失去现行价值之后才着手开展工作。一项重大活动从开始筹备之初就应积极参与并注意及时收集重要材料。从文件接收或拟制开始到归档之前的一系列管理工作,都必须按照集中统一的工作原则,建立健全统一的管理制度。
2.什么时候应该归档?
以下是根据我校各部门的工作特点制定的归档时间,具体到归档工作中,严格按档案馆制定的年度各部门归档时间安排表执行,请各单位遵守。
学校各类档案的归档时间:
(1)文书档案、实物档案:须在次年的4月30日前归档。
(2)教学类档案:招生及毕业生就业档案须在工作完成后一个月内归档;每届学生的学籍档案、本科毕业生班级毕业合影照片(附文字说明)、授予学士学位时班级合影照片(附文字说明)、授予硕士学位时年级合影照片(附文字说明)须在学生毕业后当年9月30日前归档。
(3)科研类档案:须在科研项目完成后两个月内归档。
(4)财会类档案:须在会计年度终结、由财务部门保管一年期满后,于次年3月31日前全部移交归档。
(5)基建档案:须在基建项目完成后三个月内归档。
(6)声像档案:照片,须在拍摄后三个月内将照片、文字说明及其电子版归档;摄像,须在整理、编辑并制作光盘后,于当年12月31日前归档;个人拍摄的照片、摄像等,自愿提供存档的,可随时归档。
3.归档时需要办理什么手续?
立卷部门整理好案卷,学校档案馆人员检查合格后,打印案卷移交清单,一式两份,即可到档案馆归档。归档时交接双方在移交清单上签名,各存一份,以备日后查考。移交档案清单电子版可在档案馆网站下载专区下载。
4.文件立卷时有哪些基本要求?
所谓“立卷”就是把具有保存价值的文件按照其有机联系组成便于管理的单位。
(1)案卷大小适宜
纸张大小以A4纸幅为标准。超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴式折叠。
(2)案卷厚薄要适宜
卷内文件的数量不应超过太多,对同一问题文件数量多的,宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。据档案盒厚度而定,严禁跨类组卷。
(3)卷内文件要齐全完整
卷内文件应齐全完整,同一问题、同一事件对应的文件应全面,不同问题的文件不应归入一个卷内。
(4)卷内文件保管期限要统一
(5)认真填写卷内文件目录、备考表
卷内所有文件及卷内文件目录、备考表、案卷标题的书写均应用碳素墨水、黑色签字笔或激光打印,禁止出现铅笔、圆珠笔和彩笔。
(6)注意文件的页码编制
每份文件各页面只要有字迹的,均应依次在非装订线一侧上角编页号。
5.哪些文件不属于归档范围?
(1)上级机关普发的供参阅、不用承办的文件;
(2)上级机关发来供工作参考的抄件;
(3)上级机关征求意见未定稿的文件;
(4)无查考价值的事务性、临时性文件;
(5)重份文件;
(6)未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);
(7)从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料;
(8)无特殊保存价值的信封,询问一般性问题,提出一般性的建设意见的人民来信;
(9)学校内部互相抄送的文件材料,无须回复的行文、介绍信等;
(10)为参考目的从各方面收集的文件材料;
(11)本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;
(12)非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料;
(13)未生效的合同、协议、单据。
6.文件的哪些重要稿本需要归档?
校内文件在拟写印制过程中,往往会产生和形成如下几种稿本:
(1)草稿:由于未定型,不是正式文件,一般不予保存;
(2)定稿(原稿):由负责人签发或会议正式讨论通过的最后完成稿,是文件的标准稿本,也是文件进行打印复制的标准依据,发文后由发文单位存档;
(3)正本:根据已经批准签发的定稿印制的、供向外发送或内部使用的正式文本,具有标准格式,有签署、有发文单位盖章的是文件正本。正本发文单位必须归档,收文单位则根据文件所涉及的内容作判断:如文件内容是针对本单位管理工作或业务活动的,应予归档;如仅为普发、知照性文件则不必归档;
副本、试行本、暂行本等可作为短期保管,一般根据其文件内容的重要性和价值大小,确定是否归档。如校内规章制度、办法等的试行本在超过试行期后,可作短期保管。
7.怎样对文件分类整理?
立卷分类有以下三种方法:
(1)分年度:先将文件按其形成或针对的年度分开,一般文件归入文件形成年度。
(2)分问题:将文件按其内容所反映的问题、事物分开。
(3)分期限:将文件按照规定的不同保管期限分开。
以上三种方法使用的步骤是:
分年度—→分问题—→分保管期限
8.跨年度的文件如何分类?
(1)跨年度的请示与批复,归入批复年度;
(2)跨年度的规划、计划,一般归入文件内容针对的第一个年度;
(3)跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;
(4)跨年度的会议文件,一般可归入会议开幕的年度;
(5)跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;
(6)法规性文件归入公布或批准年度;
(7)教学类文件按学年归档,财会档案文件按会计年度归档。
9.怎样划分保管期限?
档案保管期限分为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。
(1)能够反映学校教学、科研、管理活动和历史面貌,对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久;
(2)反映学校一般工作活动,在长时期内对学校和社会有查考利用价值的,列为30年;
(3)凡在短时期内对学校工作有查考价值的,列为10年。
具体内容参见《甘肃政法学院部门档案类目设置、归档范围及保管期限表》。
10. 卷内的文件如何排列?
卷内文件材料要求文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列。
文字材料的档案按问题、时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一
归档,其排列顺序为:
批复在前,请示在后;
正件在前,附件在后;
正本在前,定稿在后;
定稿在前,历次重要修改稿在后;
非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;
转发件在前,被转发件在后;
其他文件材料按时间顺序排列。
11. 如何填写卷内文件目录?
卷内文件目录由以下几部分组成:
(1)序号:以卷内文件排列先后顺序填写,如1、2、3……。
(2)文件编号:文件制发机关的发文字号,如海大人字[2010]19号。
(3)责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者,
(4) 题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题。
会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的对应关系。
(5)日期:文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字,如20120330。没有责任者、年、月、日的文件材料,要考证清楚,及时补上。
(6)页号:有文字的页面均应编号。
(7)备注:对文件需要做的补充说明,如:复印件。
12. 声像档案归档有什么要求?
学校及各单位在教学、科研、管理过程中形成的有参考利用价值的影视胶片、录像片、缩微胶片、录音带、磁带、光盘、照片(连同底片,文字说明)等,活动结束后要及时整理归档,具体归档范围参照《甘肃政法学院数码照片档案管理规定(试行)》。
归档的材料反映同一活动的不宜过多,精选有代表性的反映活动主题、主要人物活动的一些为宜,重大活动可以适当增加;
归档的材料必须要有文字说明:事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。
将归档材料装入专用的纸袋,做好归档目录,移交档案馆。
13.毕业生照片归档有哪些要求?
各学院每年在毕业生离校前将毕业生合影收集齐全,尺寸为7吋,不过塑。
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