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档案服务常见问题
2013-06-12 16:55  

1.校外单位来档案馆验证毕业生学历学位和成绩需要哪些手续?
答:办理人持单位介绍信及待验证的毕业证或学位证复印件或成绩单复印件到档案馆综合档案室办理,查询完毕后,档案馆将出具学历学位及成绩单是否属实的档案证明。
2.学校是否提供出国成绩英文翻译服务?
答:因本馆受人员、技术及设备所限,暂不提供翻译服务。
3.校外人员如何查阅档案?
答:校外单位和个人查阅普通档案时,需持有本单位介绍信和本人有效证件及经档案形成单位领导同意签字、盖章的《甘肃政法学院查阅(借阅)档案申请表》,方可查阅。查阅保密档案时,校外人员需持有《甘肃政法学院涉密档案查阅申请表》,征得档案形成单位同意,经校保密委员会审核,报请分管校领导批准后,方可查阅。
4.档案的摘抄与复印有哪些规定?
答:借阅者摘抄复印档案,须经档案馆人员同意。未经本馆同意不得摘录、复印和翻阅其他与查阅内容无关的非开放档案材料。
5.校内人员如何借阅档案?
答:校内人员需持有《甘肃政法学院查阅(借阅)档案申请表》,经档案形成单位领导同意签字、盖章后,方可借阅。借阅保密档案时,校内人员需持有《甘肃政法学院涉密档案查阅申请表》,,征得档案形成单位同意,经校保密委员会审核,报请分管校领导批准后,方可借阅。
档案一般只限在馆内查阅,不能借出馆外使用。确因工作需要借出的,经馆领导批准,并办理手续后,方可借出,借阅期限一般为一周(档案形成单位借用本单位档案可适当延长)。若需延长借阅时间的,必须及时办理续借手续。
凡借出的档案要妥善保管,按期归还;不得私自拆卷,不得撕毁、涂改、污损卷内档案。如发现上述问题,借阅单位或个人要承担全部责任,并视其损坏程度,报请学校给予行政及相关处理。
6.毕业证、学位证丢失怎么办?
答:本人办理时,需持本人身份证等有效证件,到档案馆验证真实有效后,方可查阅本人相关档案资料,并由档案馆出具盖档案证明专用章的档案材料复印件、毕业证或学位证证明;委托他人办理时,需持委托人书面委托、委托人身份证等有效证件及其复印件、被委托人身份证等有效证件等,到档案馆查验证真实有效后,方可查阅委托人相关档案资料,并由档案馆出具盖档案证明专用章的委托人档案材料复印件、毕业证或学位证证明。
7.查询高考成绩需要哪些手续?
答:本人办理时,在校生可持学生证或学院介绍信并提供高考年份及生源地信息,毕业生可持毕业证或学位证或学院介绍信,并提供高考年份及生源地信息;委托他人办理时,需持委托人的相应证件及委托书,并提供高考年份及生源地信息到档案馆利用部办理,验证真实有效后,档案馆将出具加盖档案证明专用章的高考录取成绩单复印件。
8.本科、硕士毕业生提取在校期间成绩单需要哪些手续?
答:本人办理可持毕业证或学位证或学院介绍信,委托他人办理需持委托人的毕业证或学位证或学院介绍信及委托书到档案馆办理,验证真实有效后,档案馆将出具加盖档案证明专用章的本科、硕士成绩单复印件。
9. 除了档案馆,学校哪些单位或部门可以出具学籍、学历和成绩等档案证明?
答:根据国家教育部和国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》:“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。”因此,档案馆是甘肃政法学院出具各类档案证明(含学籍、学历和成绩等档案证明)的唯一机构。
10.普通档案是否可以外借?
答:普通档案一般不外借。确因工作需要需外借,必须由分管该业务工作的校领导签字批准,经借阅单位和档案馆领导签署意见和盖章,由专人办理好借阅手续方可借出。借出时,应明确归还时间。
11..档案查询服务是否收费?
答:根据规定,为在校学生或因公提供一般档案查询服务,不收取费用。因个人原因查询档案,按照省物价委规定的标准收取一定费用。具体收费标准请咨询相关服务人员。
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