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档案馆事业可持续发展路径的探讨
2013-06-09 00:00  

上海市档案馆研究馆员 戴志强
经历了半个多世纪的发展,我国档案馆事业呈现出前所未有的繁荣景象。同时,随着馆藏档案数量与安全保障、公共服务需求的急剧增长,档案管理性资源(人、财、物投入)相对有限与档案馆事业可持续发展的矛盾也日益凸现。笔者以为,推行重要档案等级管理,或许是解决上述矛盾的有效路径。本文就此提出一些初步意见,以供探讨。
  一、关于重要档案等级管理
  所谓重要档案等级管理,是指根据《中华人民共和国档案法实施办法》1规定,在对国家档案馆永久保管档案依据其历史文化价值划分为一、二、三级基础上,实施全过程的差异化管理。该定义大致包括以下要素:
  一是主体,即作为本地区重要档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心和电子文件中心的各级国家档案馆。
  二是客体,即重要档案,包括依法接收进馆的永久档案和经鉴定需永久保管的其他档案(资料)。
  三是依据,即《中华人民共和国档案法实施办法》规定的“国家档案馆永久保管档案分一、二、三级管理”的原则,以及国家档案行政管理部门制定的档案定级标准和分级管理办法。
  四是内容,即重要档案等级管理应贯穿国家档案馆职能所及的档案资源建设、安全保障和公共服务等领域。
  根据初步研究,重要档案等级管理的如下模式,可供各级国家档案馆,尤其是省市级综合档案馆参考。
  (一)形成共识,更新观念。
  从理论上讲,重要档案等级管理是以科学发展观为指导、档案价值理论为核心、精细化管理等现代管理理论为借鉴所构建的思想体系。2从实践上讲,推行重要档案等级管理,有可能改变档案馆业务建设中不同程度存在的重档案数量增加轻馆藏结构优化、重馆舍硬件建设轻管理机制创新、重业务发展速度轻协调发展绩效的状况,提高各级国家档案馆的档案资源建设、安全保障和开发利用能力,推进我国档案馆事业的可持续发展。惟有形成上述共识,我们才能更新观念,积极推进馆藏重要档案等级管理工作。
  (二)制定标准,开展鉴定。
  在国家标准尚未正式颁布之前,拟由省市级综合档案馆率先依据《中华人民共和国档案法实施办法》规定,参照《中国档案等级划分规则》(征求意见稿)3,制定本馆标准,据此对馆藏重要档案进行历史文化价值(按照时间因素、形态因素、内容因素、机构因素、人物因素、系统性因素、稀有性因素及其他因素)的评估打分,确定为一、二、三级。4
  等级鉴定拟采取间接鉴定为主、直接鉴定为辅的方法,即由关注单份档案的来源、内容、时间等,转向关注档案形成机构的社会职能、实践活动及由此形成的档案的集合;先对馆藏档案进行分门别类,再对馆藏档案进行综合分析、全面衡量;只是对部分区域特色特别显著、价值特别珍贵的档案,才根据档案内容的代表性和典型性、形式的独特性和稀有性酌情进行直接鉴定。5
  (三)等级管理贯穿始终
  1、坚持等级管理原则
  一是高等级档案优先原则。6在重要档案等级管理中被定为一、二级档案的高等级档案,一般都具有“高龄”和“高价值”的特点。由于“高龄”,高等级档案出现破损、脆化、虫蛀等情况的几率更高,因而需要优先保护。而其内容的“高价值”及相对的稀缺性、载体的特殊性,又决定了高等级档案必须优先整理,优先揭示其内容并提供利用。各级国家档案馆应依据档案的内在价值、“年龄”因素,兼顾社会需求,合理配置人、财、物等管理性资源,即优先处置高等级档案,并将这一优先原则贯穿于档案资源建设、安全保障和公共服务等方面。
  二是高等级档案精细化处理原则。7对被列为高等级的档案优先进行精细化处理,是档案馆的必然选择。要通过对高等级档案各方面情况的全面调研,建立符合高等级档案管理需要的精细化科学管理体系,即作为一个统一的整体,在处理过程中,各工作环节较以往将结合得更为紧密,协调性要求也更高。因此,一要精心规划,避免盲目性。二要把好质量关,增强责任感。
  2、等级管理对档案资源建设(含档案的收集、编目、鉴定工作)的要求8
  一是档案收集(含接收、征集)工作,应贯彻“精品意识”,把好等级管理的“第一关”。为此,一要完善档案接收进馆范围。如对那些形成于新经济领域和新社会组织的、能真实反映我国改革开放与社会发展进程,对国家和社会具有现实及长久利用价值的各种新类型档案,也应列入进馆范围。通过适时、适当调整档案进馆范围,使国家重要档案资源全部进入各级国家档案馆的接收范围,为重要档案等级管理工作奠定基础。二要依靠档案行政管理部门共同做好档案接收工作。如在同级档案行政管理部门统一部署下强化本地区“重要档案”的监管工作,摸清区域范围内,特别是档案进馆序列内“重要档案”资源的分布情况,为将进馆的高等级档案建立“台帐”。还要在同级档案行政管理部门的指导下,结合档案接收工作,将档案基础业务工作的重心向源头前移,使高等级档案精细化处理所需的某些工作,尽可能在档案进馆前由档案移交单位完成。此外,档案馆在接收档案时,应特别重视可能产生高等级档案的范围,加强对实物档案、声像档案、书画档案以及题词、手稿等的收集。三是档案征集工作,要重视对馆藏永久档案,特别是高等级档案的补充。为此,一要突出地域特征,即应把征集档案,特别是高等级档案的重点放在本档案馆涉及的行政区域内的档案材料,而不宜本末倒置,置大量最应征集的又最有可能流失的本地区的高等级档案于不顾,而消耗有限的人力物力去收集其他区域的档案材料。二要放宽征集视野,即征集人员除了要了解本馆的馆藏,还应了解区域内外,甚至国外档案、文物、图书机构以及散存于民间的相关档案信息,使档案征集工作更有目的性。三要注重拾遗补缺,即针对馆藏重要档案,尤其是高等级档案的某些缺失状况,开展对各种声像档案以及重要历史人物的回忆录、信函、笔记等档案材料的抢救性征集工作。
  二是档案编目工作。档案编目是揭示档案内容、提供档案利用的必要前提,对档案管理也有重要作用。为此,一要集中人力、物力对高等级档案优先编目、细化编目,使各类利用者从中了解馆藏高等级档案,以满足社会各界的多样化利用需要。二要有重点、有目的地开展重要档案的编目工作,为保障数据查全、查准和建立一个完整数据库创造条件。三要对不同等级档案细化编目工作,准确揭示反映文件的基本信息,以利于档案管理人员深入了解档案的详细信息与价值,有针对性地对档案实体采取不同的管理手段,实现档案实体的安全科学管理。在重要档案编目过程中,还应针对不同档案的不同情况制定相应的对策。一要摸清“家底”,制定计划。对于高等级档案中,实体保管条件差、利用需求迫切的档案应优先编目。二要尽量做到精细化。就是要按照《档案著录规则》,详细地揭示档案的内容,尽可能做到文件级著录。对于非文书类档案,如实物、资料、照片等,要结合这些档案的特殊性进行“个性化”的著录。对于高等级档案还可考虑根据不同的档案载体确定不同的编目要求。
  三要利用社会力量,即采取服务外包的方式,将部分档案的编目工作社会化,以加快档案文件级目录著录的进度。同时,档案馆编目人员应将工作重点转移到制定编目规则,检查编目质量上来,实现与专业公司(社会力量)的优势互补。另外,对于特殊载体及建国前形成的文书档案,特别是其中的高等级档案,由于需揭示的内容众多,情况复杂,要求编目人员具有相当的专业知识与历史积淀,目前并不适合大规模社会化操作。一方面仍需档案馆的专业人员有步骤、分阶段地开展,另一方面可以与高等院校、科研机构等开展专题(项目)合作,借助其专业力量从事部分档案的编目工作。
  三是档案鉴定工作。重要档案等级管理是以档案鉴定,特别是档案价值鉴定为前提的。在通过档案鉴定确定档案等级的过程中,一要考虑档案的利用价值和保存价值。档案的利用价值,是档案价值微观化的表现形态,档案的现实或潜在利用价值越高,它的等级也越高。档案的保存价值,是以保存时间长短体现出来的。一般而言,高等级档案都来自于保管时间较长的那部分档案,也就是永久保存的档案。二要考虑档案的现实价值和长远价值(或称之为历史价值)。由于档案工作内部环境、档案管理、科研水平、档案工作人员的思想、学识、认识水平以及社会发展水平和档案意识的制约,档案的价值往往不能充分的体现。因此,往往导致档案等级判定结果上的差别和不确定性。这也是重要档案等级管理的难点所在。重要档案等级管理过程中的档案鉴定是多层面的,它以档案价值鉴定为基础,还涉及档案的存毁鉴定、开放鉴定等。由于重要档案,都是永久保存的,不存在存毁问题。但从目前馆藏档案现状来看,还有一批长期保管,甚至短期保管的档案,其中也可能存在现实利用价值与长远利用价值都很高的档案。在最新修订的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中,就将某些原来列为短期保管的档案纳入了永久保存的范围。为此,在档案利用实践中发现某些原本不属于永久保管的档案仍有相当利用价值,应调整其保管期限,将其列入永久保管的范围,甚至可以列为高等级档案。档案开放鉴定,是档案馆依法开放档案的必要前提。各级国家档案馆应积极、稳妥地开展重要档案的开放鉴定工作,要将档案利用价值高、社会需求大的高等级档案优先列为开放鉴定的重点。为此,各级国家档案馆应依据国家现有法律,结合本馆实际制定档案开放鉴定细则,重点解决制约重要档案开放的“瓶颈”问题。如,随着档案编目的精细化和档案数字化及档案数据库建设的不断深入,有条件的档案馆应以重要档案,特别是高等级档案为重点,适时开展以件为单位的档案开放鉴定工作,以期最大程度地开放档案。重要档案等级鉴定,需要鉴定人员具有相当高的政治素质、专业素养和丰富的业务背景知识。为此,要加强对鉴定人才的培养,重点是提高其把握宏观问题、理解政策问题和对档案价值的前瞻性、全局性、综合性评估的能力。
  3、等级管理对档案安全保管的要求9
  档案实体保管,应从宏观的保护战略到具体的保管方式、保存环境以及预防措施上对高等级档案实施倾斜,对其进行优先和重点保护。为此,一要努力落实保护措施。根据目前的研究认为,馆藏重要档案经鉴定划分为一、二、三级以后,不宜完全按照等级重新组织馆藏,除了一部分特别珍贵的档案进入特藏档案库房保管外,一般不应人为改变现有的馆藏档案保管体系。具体来说,各级国家档案馆应有重点、有区别地做好重要档案,特别是高等级档案的实体保管工作。如果档案馆库的整体建筑尚不能完全达到国家标准的要求,则应努力改善档案实体保管的“小环境”,优先使高等级档案得到有效保护。条件许可的档案馆,在纸质档案物理保管条件普遍达到国家标准的情况下,可以进一步开展其中高等级(纸质)档案的去酸、修复工作;对馆藏照片、声像、各类实物等特殊载体档案,特别是其中的高等级档案,按不同载体类型,采用有针对性的装具和不同的保管措施实施分库保管。国家重要档案的抢救工作,要运用现代化技术手段,尽可能恢复其原来面貌,以确保实体安全;对于目前条件下确实无法抢救的档案,可采取真空保存等方法阻断其氧化的趋势,以待有能力时进行抢救。二要合理运用先进技术,如对重要档案库房进行温湿度、防火、防尘、防盗等自动控制;有条件的档案馆可以建立“双人双指纹”库房门禁制度,通过与计算机安保系统联网,对进出库房人员实施跟踪与锁定;还可以对档案实体出入库及档案利用实行条形码管理,实现对档案实体流向的全过程控制。三要积极防范各种灾害。档案馆库除了要依据现有国家标准建设以外,应尽量选择比较空旷的地方建设,避开周围的高楼。要通过库房局部加固、配置合适装具等方法,优化高等级档案的保管环境。要制定各类应急预案,确保在重大自然灾害和突发社会事件发生时,档案资源,特别是重要档案资源的安全,尽最大的可能把灾难带来的损失降到最低程度。如实施重要档案的异地异质备份制度。处于不同地震带、不同电网、不同流域的省市级档案馆应相互建立电子档案或其他载体档案的备份中心。考虑到档案的凭证作用,对于重要档案,特别是其中的高等级档案,拟采取缩微备份的方法。
  开展特藏档案库(室)建设。所谓特藏档案,是指那些具有特殊价值而显得特别珍贵应予以特别保护的档案。建立特藏档案库(室),突破了长期以来国家档案馆对馆藏档案的“大一统”管理方式,一方面使得国家档案馆的重要、珍贵档案得到有效的保护,入藏档案得以重点抢救、保管条件得以进一步改善、其寿命得以最大限度地延长,另一方面也使得档案馆对于档案价值的鉴别、特藏标准的制定、特藏库房的设置、特藏档案的开发利用等一系列工作的探索有了施展的舞台,为档案馆开展重要档案等级管理积累了一定经验。一是要严格把握特藏档案入选标准。特藏档案来自于馆藏最高等级的档案,比如,入选《中国档案文献遗产名录》的档案,能够突出反映本地区政治、经济、文化、社会发展等方面重要的、具有典型代表意义和地方特色的档案,可列入特藏档案的候选范围。根据这一总原则,可把反映重大历史事件起因、过程、结果或影响的关键性原始文献;反映社会上具有重要影响的机构、团体的创立、结束及重要活动轨迹的原始文献;反映著名历史人物思想,生平活动轨迹的原始文献;同类题材中属于罕见,或具有相当特色、或具有首创性的原始文献以及年代久远的档案列入特藏的范围。另外,还可以参考图书界的《中国古籍善本书目》,文物界的《文物藏品定级标准》,把相应的图书与文物馆藏也列入特藏档案的范围。在特藏档案的入选程序上,也应有一定的标准。如上海市档案馆就把选择特藏档案当作本馆档案鉴定委员会的一项常规工作,坚持按件审核拟入选档案,以保持入选特藏档案工作的严肃性、科学性。二是特藏档案要重点保管。特藏档案具有种类和载体的多样性,而且特藏档案内容特别重要,数量相对稀少,形成年代久远,所有这些都对保管条件提出了相当高的要求。为此,一要根据不同载体特藏档案的不同保管要求,设立不同载体档案的特藏库房,充分利用“技防”设施,综合考虑入藏档案的温湿度控制,安全报警装置,以及防火、防光、防尘等要求,以使其获得最佳的保管“小环境”。二要在入藏前先进行技术性的保护工作,然后可按照其载体分别保管。纸质载体材料中,应以原册、件保存。形状、规格特异的以单件保存为宜,载体特殊的可以分类存放。声像、照片、字画、票证、印章等档案所存放的装具应因档而异,以利于对档案原件的保护。在档案装具上切不可为表面上的“整齐”而搞形式上的统一。三要完善管理制度。特藏档案都是馆藏精品、“镇馆之宝”,要比一般档案的管理投入更大的人力、物力。如上海市档案馆坚持实行特藏室的专人管理,一般不允许参观,也不允许未经馆长许可调用特藏档案。为确保特藏档案实体的安全,特藏档案不外借、不出馆,并只提供复制件利用。对于有些兼具展示功能的特藏室,还要特别注意展示手段,不能因展示、宣传需要而影响档案原件的安全。坚持“人防”、“技防”并重,加强制度建设,严格执行制度,使特藏档案有一个安全的保管环境。三是特藏档案要精细管理。特藏档案管理涉及档案实体的重新排列、检索工具的调整或重新编制、数字化处理等具体工作。特藏档案入选后,一般应对其进行复制并存入原存案卷,并在该卷档案的备考表和档案所在全宗的全宗卷中予以说明。特藏档案应细化编目,如上海市档案馆专门设置了“特藏档案”这一“全宗群”,按入选档案的不同类型重新赋予“全宗号”,按件对每一件特藏档案进行详细编目,特别强调著录其背景信息,同时录入特藏档案的原始档号,使特藏档号与原始档号可以互相对应参照,以便追溯特藏档案的来源。在档案利用中,由于特藏档案原件一般不提供利用,所以应把特藏档案的数字化优先列入计划,同时针对特藏档案的特点,进行特殊处理。在具体的数字化工作中,应尽量避免对档案原件的处置,保持其原始面貌。还应综合运用拍摄、扫描等不同技术手段,以满足不同规格、不同类型特藏档案原件的保护需要。
  4、等级管理对档案利用工作(含档案馆提供的查阅服务以及以档案为基础的旨在帮助现实和潜在的档案利用者了解档案内容、实现利用需求、扩大档案影响的各种活动)的要求10
  一是档案查阅服务。档案查阅服务,是国家档案馆提供档案利用的主要途径,它与重要档案等级管理关系密切。为此,一要维护档案在利用中的安全。要重视档案利用安全制度建设,要配备相应的技防设备,如视频监控、安全探测等设备,加强档案阅览区域的巡视,保证档案安全提供利用。可以通过限制一次性调卷数量、提供档案复制件等措施,尤其是随着档案数字化工作的开展,档案馆要坚持以数字化档案和其他的档案复制件(如缩微品、史料汇编)取代原件提供利用作为一条原则,防止重要档案在利用过程中的损坏。另一方面要维护档案的信息安全。由于重要档案中往往有不宜开放的信息,在提供查阅服务时要将开放档案查阅区域和不开放档案查阅区域分开。如使用档案数据库,开放档案查阅和不开放档案查阅应有不同的权限设置。二要重视信息反馈。在提供馆藏档案查阅服务时,要特别关注:重要档案的开放鉴定等现状,是否适应利用需求?还有哪些档案的利用需求持续旺盛,利用率较高,可以列入重要档案范畴?哪些重要档案的实体状况不佳,需要重点保护?哪些重要档案查阅不便,需要深化编目?哪些重要档案急需制作数字化复本?这些信息都需要及时反馈到相关部门,以利于确定等级管理的目标,并区分情况,做到现实与长远的结合。如由于某一段时间部分档案利用特别集中,急需制作数字化复本,这些信息可以即时反馈,供相关部门即时处理。但若要根据利用需求来确定哪些档案可以列为高等级档案,则需要较长时间的观察和连续的、可追溯的反馈,以使等级管理的决策更有针对性和实际效果。三要应对新的挑战。如高等级档案中,除常见的公文档案外,还有通过征集、购买、社会各界人士捐赠的或馆藏的非公文类档案(如日记、笔记、信函、手稿、照片甚至书画),虽然进入国家档案馆后,其所有权已经归属档案馆,但其本身可能涉及的著作权、版权问题并不一定随所有权的变化而归属于档案馆。这就给处理复制、引用、摘录申请等问题带来了挑战。因为,根据我国档案法规,利用者复制档案馆的档案需要提出申请,其得到的档案复制件并不能直接公布,如需公布还应另行向档案馆提出申请。而今天的档案利用者,早已不再局限于学术研究和工作查考等传统领域,媒体记者、作家、影视工作者、学生以及其他出于各种目的利用档案的人员层出不穷,利用目的也日趋多样,甚至部分的带有商业性。因此,如何处理相关档案的版权和著作权问题,值得深入研究。档案馆自身在进行档案宣传、编研时,也要处理好这些敏感问题。同时,随着档案数字化的发展,如何应对互联网时代的档案利用,特别是那些重要的涉及敏感法律问题的档案的数字化和网络化利用,也是档案馆面临的挑战之一。
  二是档案编研工作。根据等级管理的要求,一要抓紧涉及馆藏重要档案的指南类材料的编撰。它既可弄清重要档案全宗的基本情况,为深入开展重要档案等级管理奠定扎实的基础,又可以使档案编研人员了解馆藏重要档案,为深入挖掘重要档案信息做好准备工作,还可为社会各界利用者提供其需要的参考资料。二要继续发挥“抄纂”型编研工作的作用。在我国,目前档案利用仍是以档案查阅为主渠道,“抄纂”型编研出版物又具有较广的流通性,并经过档案专业人员的挑选,为此,档案馆可酌情开展一些重要档案,特别是高等级档案的“抄纂”工作,扩大其使用范围,并可在提供查阅时,发挥替代档案原件提供利用、维护档案安全的作用。三要考虑其他多种加工方式。如缩微胶片的出版,至今仍有相当广阔的市场空间。档案馆应适度有序地开展重要档案的缩微编辑工作,既可用于销售,也可作为查阅利用的复本和纸质档案的备份。而现在流行的图文并茂的书籍、电子出版物等出版方式也可供我们开展重要档案编研时借鉴。
  三是档案宣传工作。档案馆应善于综合利用展览、讲座等档案宣传工作形式,发挥新闻媒体、网络的优势,在重要档案等级管理工作中发挥应有的作用。在档案展览中,以重要档案为主要展品的主题展览起到了档案馆“画龙点睛”的效果。而在众多的档案专题展览中,馆藏重要档案也居于很突出的地位。应从陈展方式、展品讲解、新闻报道上突出重要档案,彰显其重要价值。应加强计划性,结合社会热点和重大纪念日,筹划好重要档案的展览。还应加强馆际交流合作,互办相关重要档案的展览,互相借力,合作共赢。目前档案馆举办的各类讲座更注重其文化特质与受众面,而与馆藏档案,特别是重要档案结合相对较少。重要档案实际上具有相当的文化性和故事性,但往往需要更为深入细致的发掘和整理,档案馆举办的讲座应与馆藏重要档案的宣传更紧密地结合起来,使其在具有可听性、文化性、大众性、普及性的同时,也能为重要档案的等级管理“出把力”。档案宣传的一大受众面是广大青少年。各级国家档案馆应发挥重要档案的特殊教化作用,通过设计符合青少年特点的宣传方法,把对馆藏重要档案的介绍宣传有机地融入青少年的爱国主义教育中去。
  二、关于档案馆发展方式的转变
  如前所述,在馆藏档案数量与安全保障、公共服务需求急剧增长的趋势下,档案管理性资源(人、财、物投入)相对有限与档案馆事业可持续发展的矛盾已经日益凸现,产生这一矛盾与档案馆传统的发展方式不无关系。
  我国各级国家档案馆大多建成和发展于计划经济时期,期间形成的传统发展方式,主要表现为重档案数量增加轻馆藏结构优化、重馆库硬件建设轻管理机制创新、重业务发展速度轻协调发展绩效。其中,所谓重档案数量增加轻馆藏结构优化,是指在档案资源建设方面,长期以来的“丰富馆藏”主要偏重于增加馆藏档案数量,而缺乏改善馆藏档案结构的有效举措,其现状为:1、馆藏档案数量剧增。如据统计,辽宁省各级综合档案馆收藏1949年至1965年期间档案54万卷,占档案馆馆藏总量的21%;馆藏1966年至1976年档案40万卷,占馆藏总量的15%;馆藏1977年至1990年档案为166万卷,占馆藏总量的64%。仅最近十几年来形成的档案占建国以来全部档案的三分之二。实践表明,这一情况普遍存在。2、“涉及人”的档案比重不高,馆藏档案内容适用性较低,“老百姓要的(档案)没有”的矛盾比较突出。3、馆藏档案开放(透明)程度低。有关统计表明,我国各级综合档案馆馆藏档案开放总量仅占馆藏档案总量的30%左右。即目前馆藏大部分档案对公众利用来说是无缘的。4、大量档案的整理编目工作因投入的相对不足而长期滞后,尤其在一些大型档案馆档案检索主要依赖案卷目录,导致“有档查不出”的现象时有发生,而且使传统档案的信息化质量与效率难以提高。5、基于档案信息资源建设的档案馆、室互动和馆际协作成效不大,导致基础工作重心后移或重复劳动,严重制约了馆藏档案信息资源开发利用的进程。所谓重馆舍硬件建设轻管理机制创新,是指档案馆一直比较重视争取各级政府加大对档案馆舍及其保管设备、服务设施等硬件建设和维护经费的投入,因而硬件的现代化水平总体上有了较明显的提高。但是,档案馆舍及其保管设备、服务设施的管理状况,或者说,与其相关的工作机制、服务功能等软件建设相对滞后,与实施公共档案馆的职能与目标存在较大的差距。其表现为:馆库面积与保管设施虽有了明显改善,但由于馆藏非永久档案的期满鉴定处于停滞状态,也没有依法开展永久档案分为一、二、三级管理的工作,以致有限的管理性资源无法向高等级档案倾斜,经不起突发事件的袭击;档案利用场所从面积到设施有了较大改善,但由于服务机制没有相应转变,不仅阅档室“人气”冷热不均,而且连投入不菲的档案展览也因组织发动不力而观众稀少。所谓重业务发展速度轻协调发展绩效,是指档案馆在一些重要业务建设方面,往往注重发展速度,而对其绩效缺乏科学评估,因而难以达到协调发展的目标。以存量档案数字化工作为例,目前相当一批档案馆开展档案数字化工作并没有兼顾互联网时代远程传输共享的需要,而是片面追求数字化档案对馆藏档案的覆盖率,因而不重视传统档案数字化的前处理工作(含档案文件级编目和内容鉴定工作),以致在数字化档案对馆藏档案的替代利用率提高的同时,数字化档案的检索效率未提高,涉密(尤其个人隐私)信息的失控现象没有引起必要的重视,故势必为互联网时代的远程传输共享留下了隐患。因此,目前相当一批档案馆仅仅重视数字化工作的进度,而无视其“终极目标”,是不可持续的。11
  要解决上述矛盾,关键在于转变档案馆传统的发展方式,而推行重要档案等级管理或许是有效的路径。
  因为,推行重要档案等级管理,有助于推进档案馆的内涵式发展。相对于档案馆传统的发展方式较偏重的外延式发展(一般表现为事物外部的延伸,如投资的扩大、规模的膨胀、数量的增长等13),内涵式发展(一般表现为事物内在属性的发展,如结构协调、要素优化、质量提升、水平提高、实力增强等14)更加注重内容价值与结构优化,档案内容价值与结构优化是档案馆的立身之本;更加注重管理与服务机制创新,管理与服务机制创新是档案馆的动力之源;更加注重业务建设的协调发展,业务建设的协调发展是档案馆的发展之魂。推行重要档案等级管理,即实施高等级档案优先和高等级档案精细化处理原则,符合我国国情与档情环境下档案馆发展的内在要求。由于高等级档案形成的时间较久远,蕴含的历史文化价值较高,而且数量相对有限、分布相对集中于级别较高的国家档案馆和职能较重要的立档单位,因而有可能集中力量首先实现高等级档案的重点保护、优先开发、有效利用,进而改变馆藏档案资源相对粗放的管理状况,实现档案馆的内涵式发展。
  其次,推行重要档案等级管理,也是档案馆发展理念的创新。现代管理学认为,科学管理有三个层次:第一个层次是规范化,第二个层次是精细化,第三个层次是个性化。作为从规范化管理向个性化管理的过渡形态,精细化管理是一种理念,一种文化。它是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求,是建立在常规管理的基础上,并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式,是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。精细化管理方式是与现代信息社会相适应的科学发展方式,它在管理实践中的重要标志就是由经验管理向科学管理转变。12与“以人为本”时代的发展需要相适应的“个性化”管理与服务已经成为必然的趋势,因此,各级国家档案馆不能停留于目前的“规范化”管理阶段,必须加快“精细化”管理的步伐。而通过推行重要档案等级管理,来实现档案馆的“精细化”管理,才有可能逐步走向档案馆的“个性化”管理与服务的理想境界。
  再次,推行重要档案等级管理,其内容贯穿于重要档案资源建设、安全保障和公共服务的全过程,因而不仅有助于实现国家档案局提出的“以丰富馆藏、提高档案安全保障能力和公共服务能力为重点”,“努力把各级国家档案馆建设成为档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心‘五位一体’的公共档案馆,实现档案馆事业的跨越式发展”的目标,15而且将有助于建立覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系和档案资源的安全保障体系。
  注释:
  1、《中华人民共和国档案法实施办法》,1999年5月5日国务院批准修订、同年6月7日国家档案局令第5号重新发布;
  2-10、12参见上海市档案馆《国家档案馆馆藏重要档案等级管理研究》课题组研究报告;
  11、戴志强:《以公共档案馆为主体整合共享性档案信息资源的思考》,载档案学研究2010(1)P32;
  13、14乔万敏邢亮:《论大学内涵式发展》,转引自《新华文摘》2010(3)P127;
  15、杨冬权:《以丰富馆藏、提高安全保障能力和公共服务能力为重点,实现档案馆事业新跨越》,载中国档案2009(12)P8。

 

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