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档案工作小知识
2013-06-07 00:00  

     档案学是一门内容十分丰富的边缘学科,它和其它学科一样,也是我国科技园林中一朵盛开的奇葩。下面,我们将介绍一组有关档案和档案工作方面的小知识。
1.“档案”一词的由来:
我国档案工作的历史虽然源远流长,但“档案”一词的出现却是在清代。清代学者杨宾在其所著的《柳边纪略》中写道:“边外文字,多书于木,往来传递者曰牌子,以削木片若牌故也。存贮年久者曰档案,曰档子,以积累多贯皮条挂壁若档故也”。这是有关“档案”一词的最早记载。
2.“兰台”一词的演变:
兰台”是我国西汉时期修建的用于专门收藏王朝中央档案典籍的处所,并设有兰台令史主管兰台的档案工作。经过两千多年的演变,现在,“兰台”一词已成为用来泛指档案保管机构和档案工作的代名词,档案工作者也就被称为“兰台人”。
3.结绳刻契:
具有科学意义的档案,是在原始公社衰亡,私有制出现的时候,伴随着文字的产生而产生的。在文字出现之前,人们用结绳刻契作为记事表意的一种方法。所谓结绳就是在绳子上打上大大小小、各式各样的结,以表示不同的意思,刻契就是在骨片、木片、竹片或其它材料上刻画出各种形状的标记,用来记录某种事实或作为有关各方的一种信约。它可以说是档案的前身。
4.我国最古老的档案:
我国目前发现的最古老的历史档案是甲骨档案,距今已有三千多年的历史。所谓甲骨是龟甲和兽骨的简称,是当时的档案书写材料。甲骨档案就是我国殷商时代统治者在政务活动中形成的,刻写在甲骨上的文字记录,它有力地说明了我国历史文化的悠久。
5.档案制成材料的演变:
档案是人类社会进步的产物,也是人类文明的标志,从我国档案制成材料的演变历史来看,它大致经历了如下的过程:从殷商时期的甲骨到西周时期出现了青铜器,到春秋战国时期以竹简、木片为主,秦代时又在此基础上出现了大量的刻石,两汉时期除了使用竹简、木片以外,还使用了缣帛,到了东晋时期,由于造纸术的发展,纸张成为档案主要的书写材料,直至近、现代,出现了唱片、录音带、录像带、磁盘、光盘等光、电子载体。档案制成材料的演变历史鲜明地反映出社会的文明状态。
6.司马迁及其《史记》:
在我国古代,档案工作与史学研究工作是密不可分的,而且具有利用档案史料编纂史学著作的优良传统。西汉伟大的史学家司马迁编纂的历史巨著─《史记》就是其中最杰出的代表。司马迁出身于史官门第,自幼就接触到各种档案典籍,他父亲死后,司马迁继承父业,任太史令,掌管西汉中央政府的档案典籍,正是在这样的有利条件下,司马迁以丰富的档案典籍为依据,先后经过十多年的艰苦、辛勤劳作,终于完成了我国第一部纪传体的通史─《史记》。《史记》记述了上自传说中的黄帝,下至汉武帝时期三千多年的历史,凡有关历代制度、经济、天文、地理、历法、音乐、水利以及事件、人物、民族等尽收其中,堪称是当时的一部百科全书。司马迁编纂《史记》,为我国档案利用工作树立了光辉的典范。
7.档案管理律令的出现:
我国有关档案管理方面的律令最早出现于隋唐时期。经过长时间的实践和经验积累,到隋唐时期,档案管理工作开始形成若干法律性的规定,记载于当时的法典之中。在我国最早的封建法典《唐六典》和《唐律疏议》中,唐王朝已经把文书档案的归档、鉴定、移交等方面的规定列入法律范畴,著录于封建法典,强制官吏遵守执行。档案管理律令的出现是隋唐时期档案工作发展的显著标志,它对以后封建王朝档案工作的发展,产生了重要的影响。
8.皇史宬:
皇史宬是我国封建社会档案库房建筑方面的一个最杰出代表,是我国古代档案事业的一份珍贵遗产。皇史宬建于明世宗嘉靖十三年(1534年),是明代统治者为妥善收藏皇族的重要档案在皇城内仿照古代石室金匮而建造的专用库房。皇史宬座落在紫禁城东侧的宫殿群中,它不仅鲜明地体现了我国古代建筑的特色,而且更具有作为档案库房所要求的各种特点,整个建筑全用砖石砌成,没有一点木材,墙壁厚而坚实,仅东西山墙各开一窗,殿内筑以四尺多高的石台,上面排列有铜皮鎏金,雕龙闪耀的大木柜,皇家的实录,圣训等重要档案尽收其中,意取我国古代“石室金匮”之制。清代统治者也将皇史宬作为存放皇家重要档案的专用库房,新中国成立后,皇史宬成为我国专门保管、研究明清历史档案的中心─中国第一历史档案馆。
9.我国现行档案工作管理体制:
我国现行的档案工作管理体制是由档案行政管理部门、档案馆和档案室等构成的。档案行政管理部门是党和国家监督、指导和检查档案工作的管理机关,按照“统一领导、分级管理”的原则,对全国档案事业进行分层次、分专业地管理,档案馆是党和国家集中管理档案的科学文化事业单位,是永久保存档案的基地,是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心,档案室是各单位集中统一管理本单位档案的内部机构,是为本单位各项工作提供服务的部门。进而构成了以档案局为领导,以档案馆为主体,以档案室为基础,以档案法制建设为手段,以档案教育为后备,以档案科研为先导,以档案宣传为环境建设力量的档案事业体系。
10.我国第一部《档案法》:
1987年9月5日,第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过了《中华人民共和国档案法》,经国家主席李先念第58号命令颁布,自1988年1月1日起施行。这是我国有史以来最高权力机关制定的第一部档案工作法律,标志着我国档案事业走上依法管理的轨道。《档案法》共分6章26条,即总则、档案机构及职责、档案的管理、档案的利用和公布、法律责任和附则。
11.档案信息数字化:
档案信息的数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。
12.档案信息数字化的原则:
规范性原则:所有档案信息必须按照规定的技术要求、文本格式和工作标准进行数字化,并尽可能采取通用标准。安全性原则:在档案信息数字化过程中要确保档案原件的安全、确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合、确保档案信息内容不泄密。效益性原则。档案信息的数字化工作面量大,耗时耗财,必须十分讲究数字化工作的效益。应在充分调研的基础上选择最优的档案信息数字化方案,这包括选择最优的工作流程、最合理的技术手段和最适宜的数字化加工设施等。
13.档案网站:
档案网站是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点,它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤,它是档案部门联系社会的重要窗口。
14.档案网站的功能:
服务功能:建立档案网站的主要目的之一是向社会公众提供档案信息的查询服务,使档案用户借助于网络可以实现快速方便的档案信息查询,并通过网络完成档案信息的传输服务。宣传功能:档案网站可以成为档案工作、档案机构和档案职业形象宣传的有效工具,从而进一步扩大档案工作的社会影响力,增强全社会的档案意识。交流功能:档案网站可以通过开辟用户专栏,密切档案部门与社会公众的关系,及时了解和掌握社会对档案工作的评价和要求,从而不断提高档案管理与档案服务的水平。
15.数字档案馆:
数字档案馆是"利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式"。该含义重点突出了数字档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质。数字档案馆不是一种物理存在的实体,只是利用网络技术,将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源,以网络化方式加以互相连接,提供及时利用,实现档案信息资源共享,其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。

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